顾问在项目启动后开始做SAP PS模块概览培训的时候，很多时候都会用到下面的一页PPT片子讲到项目计划成本与预算的关系，但这幅片子背后其实是结合着很多项目管理知识领域的具体内容，所以很多PS顾问在培训时是没能够阐明清楚的。
而SAP PS的核心功能其实是在丰富的项目管理学的基础上设计的，所以今天从项目管理学的理念结合SAP中的功能点讲一下项目成本计划及预算的逻辑。
在项目管理的十大知识领域中，项目成本管理主要是包括为使项目在批准的预算内完成而对成本进行规划、估算、预算、融资、筹资、管理和控制的各个过程，从而确保项目在批准的预算内完工。（概念解释参照PMBOK第六版）
而在项目成本管理过程中是划分为以下4个过程组：
规划过程组：
（1）规划成本管理
（2）估算成本
（3）制定预算
监控过程组：
（4）控制成本
“估算成本”及“制定预算”都属于项目成本管理知识领域在项目生命周期的规划过程组的核心内容。
首先再聊一下“估算成本”，“估算成本”主要是指对完成项目成本工作所需资源成本进行近似估算的过程。从负责人的角度来讲，成本估算应该是由项目负责人负责的。
而在估算成本中最常使用到的技术有自下而上估算。自下而上估算是对工作组成部分进行估算的一部分。首先对单个工作包或活动的成本进行最具体、细致的估算，然后把这些细节性成本向上汇总或“滚动”到更高层次，用于后续的跟踪和报道。（概念解释来源于PMBOK第六版教材）
对应系统中在CJ40维护计划成本时候，我们针对设计的WBS结构（因为在SAP中WBS结构的功能主要是贴合财务的费用控制及成本分析，所以WBS结构的定义一定要与财务部分确认以什么维度去设计WBS结构实现项目成本的计划与核算维度统一）维护最底层的WBS成本计划金额，当然如果想结合财务的会计科目维护增加另一个维度拓展分析维度也是可行的，比如针对差旅费的成本计划，可以按照科目结合对应差旅费WBS维护:
54010101 项目成本-差旅费-机票 WBS元素号： D-0004-04 计划成本金额：500元
54010102 项目成本-差旅费-补贴费 WBS元素号：D-0004-04 计划成本金额：400元
（当然启用网络的自动计划成本会更加便捷而准确，因为可以大量使用到系统中一些主数据作为支撑，比如项目中会用到的物料的计划成本、人工相关的计划费率等）
想详细了解SAP中的相关的成本计划功能请查看历史文章：跟着团子学SAP PS—后台篇：项目计划参数文件的配置 OPSB
估算后可以点击菜单栏中的Total Up，点击后系统会根据底层维护的WBS成本计划自下而上的汇总，最终就形成了整个项目的成本计划（根据后台的配置也可以自动的向上汇总）：
此外需要注意的是，为了应对项目的不确定性，在估算项目的时候应该由项目经理合理地开展储备分析去估算项目的应急储备。应急储备，也称应急费用，从项目管理专业角度上来讲是用于应付项目的**“已知—未知”风险**所预留的一部分资金储备，比如由于天气的不确定性所以在人工成本上做了些额外的储备。
而项目预算是汇总所有单个活动或工作包的估算成本，建立一个经过批准的成本基准的过程。（概念解释来源于PMBOK第六版教材）
可以看到估算后输出后的成本计划应该是预算的一个基准，而按照项目管理的专业角度中来讲，在制定预算的过程中还可以建立项目的管理储备。管理储备是为了管理控制的目的而特别预留的项目预算，用于应对项目执行过程中的**“未知-未知“风险**，这部分应该由企业运营的管理层进行合理的考量。
所以预算是来源于成本计划，并针对成本计划有一定幅度的调整。所以在系统中维护项目预算的时候复制成本计划并按照一定比例调整预算金额，下面以在成本计划的基础上为项目增加5%的管理储备金为例：
如果之后还涉及审批流程的话或者针对总预算有不同的一些年度预算下达的要求，就还需要使用到CJ32 预算下达的功能。（对应预算后台配置逻辑可以查看历史文章：跟着团子学SAP PS-后台篇-项目（内部订单）预算参数文件 OPS9。
而成本计划在系统中从功能而言主要是起到和项目实际成本实时分析的作用，或者作为公共费用分摊的因子或作为投入法、产出法等项目收入POC推算对应该结转的主营业务成本的依据。成本计划在合同未出现重大范围变更时是固定的，不会更改的，核心是作为基准值去对比偏差。
对比成本计划，预算更类似于一个阈值的概念，比如企业的管理政策是实际成本不能超过测算5%，那此刻预算值可以为成本计划*105%。此外预算主要是对项目在执行过程中实际发生的成本进行管控，预算的值是基于项目的实际执行情况会随时变更的，比如实际成本超过预算时，需要申请额外预算进行补充调整，从而避免由于预算不足而导致系统的流程无法进行下去。
预算主要是对项目的成本进行管控，而项目上的成本的归集主要可以分为以下三类：
（1）和采购相关
（2）财务直接手工针对WBS录入凭证
（3）人工工时报工
当上述三类业务成本超过预算金额时根据配置，系统可以发出红灯警告不允许保存，下面报错信息为在创建采购订单关联WBS的时候超出预算根据配置系统发出的警告，所以此时采购订单无法保存：
在系统中我们将预计在将来发生而目前并未发生的成本称为承诺项，系统中主要是指代采购申请、采购订单。项目预算在对承诺项进行管控的方面上比较合理，因为能从事先就进行了成本的预先控制。
而如果在财务直接过账或人工工时提报的环节进行预算的管控则不太合理，因为相关人员在系统中做此两类业务的时候成本已然发生：比如人工工时及相关项目差旅费用早已在线下发生，难道需要在此时去限定财务不准录入凭证吗？（有些公司事先会对差旅费用进行申请，在此类情形下预算也能做到事先控制）
而在大部分情形下，都不推荐启用SAP PS的预算管理功能，主要理由如下：
（1）很多公司主要是希望能有计划成本和实际成本的对比，可以通过多个版本成本计划的维护拓展相关功能。
（2）预算的在WBS的基础上进行数值的维护，如果相对项目进行细微的预算控制则要求项目WBS结构非常的细致，但这同时也加大了财务核算的难度（因为如果不把对应的实际成本对应上最底层的WBS元素则意义不大）
（3）很多公司是希望能在月度上进行预算的管控，而SAP在项目预算管理上只支持总预算或年度预算管控。
（4）如果启用了初始预算、下达预算，后续预算在调整的过程中非常不便，如果预算金额维护不合理，设计的预算变更流程又长，可能会严重影响ERP的效率。
（5）SAP预算功能存在一定缺陷需要修复，一些情况下不同报表金额会不同。
此外很多PS顾问存在较为死板的配置逻辑，不能根据企业的实际情况灵活调整配置。比如有些企业就只是需要对承诺项进行控制，但由于可能未能掌握系统预算总体的配置逻辑所以总是默认控制所有类型成本：
此外系统也是支持针对某些科目不进行预算的检查，比如在结算的时候一些成本转出类科目：
如果要启用预算也应结合企业实际情况进行合理的配置，比如项目主要是人工成本时就不需要配置成超出预算时输出最严重无法保存的红灯警告消息。也可以只是设计成黄灯，超过预算时只是跟用户做提醒，当然按照配置当预算快超出时也可以让系统触发给相关项目经理发送提醒邮件：
所以目前在PS实施的普遍案例中，可以看见大量顾问只是决定需不需要启用预算功能，预算超多少的时候黄灯提醒超多少的时候红灯警告，对更为细节内的功能点则选择忽略，而用户往往在不了解SAP功能的情况下并未建立适合自己业务的SAP项目预算管理体系。
*最后跟顾问分享一个物料承诺项预算管理的小知识但非常重要的点：
正常情况下Q类型的项目采购是指库存类物料的采购，收货后物料成本进行的是资产类科目的库存商品，所以标准情况下此时SAP系统是不会进行预算的检查，如果需要检查的话，在ECC版本需要同时将此资产类科目建立成90类别的成本要素。
在S4的版本中则直接在科目主数据中勾选Record Account Assignment
维护完正确的科目主数据后，即使是项目上库存物料的采购SAP也会进行预算的检查。
